3 tips om digitale tools effectief te implementeren

Wanneer je bedrijf groeit komen er onvermijdelijk momenten waarop bepaalde zaken niet langer efficiënt verlopen. Informatie blijft hangen in de hoofden van collega’s en stroomt niet of onvolledig door. Repetitieve taken keren steeds sneller terug en slorpen heel wat tijd op. Hebben we al gereageerd op die aanvraag of niet? Wat hadden we nu weer afgesproken? Wanneer gaat dat klaar zijn? Hebben we al feedback?

Deze vragen zijn een typisch fenomeen bij groeiende bedrijven. Met steeds meer klanten en collega’s ontstaat de nood om bepaalde handelingen te versnellen, vereenvoudigen en automatiseren. Sales, planning, facturatie, recruitment, evaluatie, project management, … Het duurt niet lang voor er een hele reeks digitale tools wordt bekeken en getest. Maar ondanks de veelbelovende return on investment verloopt de implementatie vaak stroef.

Niemand lijkt de nieuwe tools effectief te gebruiken en van effectieve optimalisatie komt weinig in huis. Hoe zorg je er voor dat digitale procesoptimalisatie toch vlot tot stand komt? We geven je 3 belangrijke tips.

Procesoptimalisatie is geen one-man-show

Heel wat mensen zijn fan van vernieuwing en verbetering in theorie. Maar zodra dat in de praktijk dichtbij komt ontstaat er vooral weerstand. Mensen hebben tijd nodig om de nodige verandering te begrijpen, accepteren en ondersteunen. Hou er rekening mee dat procesoptimalisatie geen one-man-show is en betrek je collega’s doorheen alle belangrijke stappen. Dit kan je doen via feedbacksessies waarin alles open besproken wordt.

Een eerste opportuniteit om draagvlak te ontwikkelen is samen een evaluatie maken van het huidige proces. Vraag aan je collega’s wat hen stoort en wat er beter kan. Identificeer waar tijdverlies en frustratie ontstaat. Dit geeft hen de kans om mee te denken en vast te stellen dat een optimalisatie ook voor hen heel wat voordelen inhoudt.

Een tweede belangrijk moment is het kiezen van de tool die je wil gebruiken. Maak een overzicht van 3 tot 5 mogelijkheden en licht de voor- en nadelen toe aan je collega’s. Praat niet enkel over de business case en geef aan wat de meerwaarde is voor de mensen zelf. Via onze Tool Validator kan je trouwens samen evalueren welke oplossing het beste past bij de noden van je team.

Hypernova Tool Validator

Hypernova Tool Validator

Maak van deze feedbacksessies gebruik om te ontdekken welke collega’s enthousiast zijn over je initiatief. Zij kunnen je helpen om als power user met de tool aan de slag te gaan. Power users zijn degene die met plezier mee research doen en alle details van een tool uitpluizen. Ze vormen een ideale groep om latere coaching, opleiding en praktische problemen mee op te vangen.

Visualiseer het gewenste proces

Voor je effectief een tool kiest denk je best goed na over de belangrijke functionaliteiten die je team nodig heeft. Daarvoor moet je natuurlijk eerst weten wat het gewenste proces is dat je wil doorlopen. Op basis van de feedback van je team kan je het gewenste proces en behoeftes uittekenen. Laat je gerust ook inspireren door de ontwikkelaars van tools die je overweegt. Zij hebben tal van tips die je via hun blog of ebooks kan overwegen.

Wanneer je een visueel zicht hebt op het gewenste proces kan je heel wat frustraties en onduidelijkheid vermijden in latere fases. Het helpt om duidelijke verwachtingen te scheppen binnen je team en de nodige prioriteiten bloot te leggen. Deze omkadering zorgt er voor dat mensen het nut van tools veel sneller inzien en dat het makkelijker wordt om te beslissen welke tool de juiste is. Een procesvisualisatie maakt het plan tastbaar en dat motiveert.

Procesvisualiatie voorbeeld - Onboarding bij The Growth Revolution

Procesvisualiatie voorbeeld - Onboarding bij The Growth Revolution

Maak een gefaseerd implementatieplan

We merken dat heel wat mensen onderschatten hoeveel ondersteuning er nodig is om een nieuwe tool te implementeren. Doodleuk melden dat vanaf nu iedereen de tool moet gebruiken is niet genoeg. Zorg voor een gefaseerd implementatieplan waarin je rekening houdt met de beleving van je interne gebruikers. Je kan hiervoor onze Implementatie Roadmap gebruiken.

Hypernova Implementatie Roadmap

Hypernova Implementatie Roadmap

Start met een opstartfase waarbij mensen de belangrijke basics van de tool aangeleerd krijgen. Dit kan je efficiënt faciliteren door een algemene opleiding waar iedereen in groep aan deelneemt. Leg in deze opleiding ook opnieuw uit waarom jullie voor de betreffende tool hebben gekozen. Een beetje herhaling kan geen kwaad. Documenteer de opleiding via een presentatie of word document. Dit kan je meegeven met de mensen en is handig om achteraf nog eens door te nemen.

Zodra je team de tool dagdagelijks gebruikt zullen er allerlei vragen en probleempjes ontstaan. Zorg dat er een hulplijn is waar collega’s terecht kunnen. Idealiter heb je enkele power users die met plezier instaan voor coaching en support. Merk je dat bepaalde vragen steeds terugkeren? Documenteer het antwoord en verzamel deze Frequently Asked Questions. Je kan dit eenvoudig doen via een word document of google doc. Wil je wat zotter doen? Tools genoeg voor dit soort zaken! Wij zijn fan van Notion ;)

Procesdocumentatie voorbeeld - The Growth Revolution Workflow

Procesdocumentatie voorbeeld - The Growth Revolution Workflow

Daarnaast wil je ook op tijd en stond evalueren wat de impact van de tool is en welke zaken er vlot en minder vlot verlopen. Betrek ook hier je collega’s en bekijk samen welke progressie er tot stand komt. Hou er rekening mee dat er voortschrijdend inzicht zal ontstaan waardoor je een beetje van koers moet veranderen. Niemand heeft een glazen bol!


Digitale tools kunnen heel wat werk versnellen en vereenvoudigen. De implementatie verloopt echter vaak stroef. Met deze tips ontwikkel je draagvlak bij je collega’s en zorg je er voor dat nieuwe tools effectief gebruikt worden. Veel succes!

Heb je nood aan een klankbord of zit je met specifieke vragen? Boek een gratis uurtje advies met onze performance management expert Jan Festjens. Processen, automatiseren en schalen zit in zijn dna. Hij geeft je met plezier een duw in de rug.

performance-advies-jan.jpg

Op zoek naar tools om jouw groeiend bedrijf te ondersteunen?

Nieuwe collega’s en klanten aantrekken, onboarden, opvolgen, coachen, evalueren, … het wordt al snel een ferme boterham. Gelukkig zijn er heel wat software platformen die je daarbij kunnen helpen. We selecteerden 9 tools die jouw groeiende organisatie tijd besparen. Enjoy!