9 tools die jouw groeiende organisatie tijd besparen

Er komt heel wat bij kijken om je bedrijf te laten doorgroeien. Nu je een duidelijke product market fit hebt gevonden is het tijd voor de volgende stap: je teams uitbouwen. Je hebt heel wat mensen nodig om de marketing, verkoop en productontwikkeling te versnellen. Ook je interne administratie en financieel beheer vraagt steeds meer aandacht en uiteraard wil je ook je creatieve cultuur bewaken.

Snel en wendbaar blijven groeien en tegelijk stabiliteit inbouwen is geen gemakkelijke opdracht. Het vraagt tijd om een organisatie te ontwikkelen waarin mensen op een goede manier kunnen samenwerken. En laat tijd nu net iets zijn wat groeibedrijven niet in overschot hebben. Nieuwe mensen aantrekken, onboarden, opvolgen, coachen, evalueren. … het wordt al snel een ferme boterham. Gelukkig zijn er heel wat software tools die je daarbij kunnen helpen.

Aanwerving

De geschikte medewerkers vinden is erg vergelijkbaar met een verkoopsproces. Je stimuleert kennismakingen, bespreekt wat je elkaar te bieden hebt en beslist om al dan niet verder te praten of een samenwerking op te starten. Een goed overzicht op deze flow is dus cruciaal om productief en kwalitatief aan te werven. We selecteerden 3 tools die je helpen om het aanwervingsproces centraal te beheren en automatiseren.

Workable

Workable helpt je het volledige aanwervingsproces beheren en opvolgen. Je kan een persoonlijke webpagina opzetten waar al je vacatures samen staan. Iedereen die vanop die omgeving solliciteert komt bijgevolg in je kandidaten overzicht terecht. Daarnaast post workable je vacatures ook op allerlei gratis en betalende job boards.

Je kan makkelijk zien welke kandidaten er zijn per vacature en aangeven of ze door mogen naar de volgende stap. Workable helpt je met om volgende stappen sneller voor te bereiden en in te plannen. Zo staat er onder andere een planning en evaluatie module klaar om kandidaten vlot door je interviews en beoordeling te loodsen. Wat we wel missen is de mogelijkheid om per kandidaat te zien in welke fase hij of zij momenteel zit. Dat is een feature waar Recruitee en Breezy (zie verderop) zich in onderscheiden.

Workable biedt als enige wel een Talent Pool aan. Dat is een plaats waar je kandidaten kan opslaan om ze in de toekomst te contacteren. Handig wanneer iemand nog wat ervaring mist of eerder in aanmerking komt voor andere rollen in de toekomst.  

Recruitee

Recruitee bevat net als Workable gelijkaardige modules om bij te houden wie er solliciteerde voor welke job en in welke fase van het proces ze zich bevinden. In tegenstelling tot Workable kan je hier wel de individuele status per kandidaat zien. Een andere fijne feature is dat je meerdere collega’s kan betrekken om een kandidaat te evalueren. Zo kunnen verschillende collega’s een test afnemen en het resultaat afzonderlijk toevoegen bij de evaluatie van de kandidaat.

Breezy

Ook bij Breezy vinden we dezelfde modules rond sollicitatie, selectie en evaluatie. Breezy vertrekt nog meer vanuit het perspectief van de kandidaat. Je krijgt een board te zien met alle kandidaten per fase. Handig om ze letterlijk visueel door het proces te zien gaan.

Breezy gaat vooral een stap verder in het automatiseren. Wanneer je bijvoorbeeld een kandidaat naar een volgende fase verplaatst, zal Breezy voor jou een aantal zaken automatisch in orde brengen. Denk aan het uitsturen van meeting invites, bepaalde info of opdrachten doorsturen, … Jij hoeft enkel in te stellen wat er moet gebeuren!

Onboarding

De eerste dagen en weken zijn zeer intens voor nieuwe medewerkers. Ze moeten een hele hoop informatie verwerken, zitten met tal van vragen en moeten hun weg nog wat zoeken. Zodra je maandelijks meerdere mensen begint te verwelkomen merk je hoe tijdrovend dit is voor je huidige medewerkers. Het wordt dus interessant om ook dit proces te automatiseren. Je wil bijvoorbeeld dat iedereen snel toegang heeft tot relevante informatie en dat bepaalde opleidingen plaatsvinden. We selecteerden 3 tools die je hierbij kunnen helpen

Notion

Notion is eigenlijk geen specifieke HR tool. Wij gebruiken het vooral graag omdat het een omgeving is waar documentatie online en offline beschikbaar is. De tool laat je toe om heel eenvoudig allerlei soorten documentatie uit te werken. Praktische info, tips & tricks, nuttige links, … het zit super snel klaar en is vlot onderhoudbaar zonder al te veel technische poespas.

Intuo

Intuo is een Belgisch software platform met specifieke modules voor training en feedback. Het richt zich dan ook op alle medewerkers. Je kan voor iedereen een specifiek trainingsschema opstellen. Dit kan gaan rond typische zaken tijdens de eerste weken, maar ook periodieke initiatieven organiseren is een optie. Voor elke training is er een evaluatiesysteem waarin je scores kan geven.

Talmundo

Talmundo is een tool die puur de focus legt op onboarding. Ze voorzien een proces dat van start gaat zodra een kandidaat zijn of haar contract tekent. Vanaf dat moment stroomt er belangrijke en relevante info door. Zo ontvangt die persoon reeds heel wat context vooraleer hij of zij effectief is gestart. Het systeem houdt daarnaast ook bij welke zaken je nog in orde moet brengen per medewerker. Zo verlies je amper tijd met beheer en opvolging en kan je met de onboarding zelf bezig zijn.

Begeleiding & Ontwikkeling

Medewerkers begeleiden en ontwikkelen is een belangrijk aspect waar steeds meer tijd naar toe gaat als je groeit. Je wil graag op regelmatige basis bespreken wat er goed gaat en wat beter kan. Belangrijk is dat je dit objectief en feitelijk kan benaderen. We selecteerden 3 tools je helpen identificeren en formuleren waar potentieel en progressie ligt. En uiteraard helpen ze je dit proces beheren en automatiseren.

Weekdone

Weekdone helpt je om duidelijke operationele doelstellingen en actieplannen uit te werken. Je kan dit op organisatie, team of individueel niveau opstellen. De bedoeling is dat je de progressie bespreekt tijdens wekelijkse meetings onder elkaar. Deze tool is vooral gericht op technische vaardigheden en resultaten en minder geschikt om het gedrag en de ingesteldheid van medewerkers op te volgen.

Intuo

We zijn er nog eens met Intuo. Waar Weekdone een scherpe focus heeft op operationele zaken zal Intuo meer de nadruk leggen op engagement en feedback. Via Intuo kan iedereen in je organisatie feedback geven aan elkaar. De tool bevat ook een (basic) module om doelstellingen te koppelen aan feedback en opleidingsinitiatieven. Intuo stimuleert vooral de ontwikkeling van je bedrijfscultuur, maar is minder gericht op productiviteitswinst.

15 Five

15 Five is een platform dat draait rond objectieve doelstellingen met meetbaar resultaat. Je kan makkelijk doelstellingen definiëren en hun progressie beheren, maar wat hen onderscheidt van andere platformen is hun feedback module. Ze voorzien tal van templates om teamleads en coaches te helpen in hun ondersteunende rol. Dit is waar veel andere tools niet op inpikken. Het lijkt wel alsof ze er van uit gaan dat managers alles al weten. Dat is natuurlijk niet het geval!


Elke organisatie heeft specifieke noden, waarden en doelstellingen. Het is belangrijk dat je zelf bepaalt waar je prioriteiten liggen en de tools kiest die daar best bij aansluiten. De meeste bieden gratis trial-versies aan van enkele weken. Hou je vooral niet in om ze uit te proberen.

Heb je nood aan een klankbord of zit je met specifieke vragen? Boek een gratis uurtje advies met onze performance management expert Jan Festjens. Processen, automatiseren en schalen zit in zijn dna. Hij geeft je met plezier een duw in de rug.